L'audit interne pour les normes ISO

Pour une entreprise qui se veut compétitive, l’audit est indispensable. Il s’agit en effet d’un contrôle qui se fait sur une base régulière pour permettre d’identifier les éventuelles irrégularités et de suivre les recommandations nécessaires pour les corriger. Si l’audit interne fait partie des exigences de systèmes de management, il est avant tout une solution qui favorise l’amélioration constante au sein d’une société lorsqu’elle est bien réalisée. Il vous revient donc de bien choisir votre auditeur pour garantir un bon contrôle gestion. Qu’est-ce que l’audit interne ? Pourquoi faire un audit ? Qui peut conduire l’opération ? Que faut-il faire avant le jour J ? Retrouvez ici la réponse à toutes ces questions.

Audit interne : ce qu'il faut d'abord savoir

Profession née aux États-Unis en 1930, l’audit interne est une inspection indépendante faite au sein d’une entreprise pour jauger la maîtrise des systèmes de management. Il s’agit en d’autres termes d’un contrôle indépendant réalisé de manière objective pour permettre à une organisation d’identifier ses faiblesses et d’adopter les mesures qui s’imposent afin de les corriger. Ainsi, l’entreprise en question gagne en efficacité et peut parfaitement conserver son « aura » sur le marché international.

Si le champ d’investigation de l’audit interne était limité à ses débuts au domaine financier, il s’étend aujourd’hui à l’ensemble des grandes fonctions et opérations menées au sein d’une entreprise. C’est d’ailleurs pourquoi ce contrôle est parfois appelé « inspection générale ». De ce fait, il constitue un levier de performance d’une part, et un outil efficace d’amélioration des processus d’autre part.

Introduit en France vers 1960, l’audit interne est une solution souvent utilisée par les grandes entreprises pour s’assurer que les entités sont en phase avec la stratégie collective. Il existe même un institut (IFACI) qui encourage les organisations de grande taille à procéder régulièrement à un audit au sein de leur groupe. D’ailleurs, la majorité des grandes sociétés privées ou publiques disposent aujourd’hui d’une équipe d’audit interne.

A quoi sert un audit interne?

Comme évoqué plus haut, un audit interne sert essentiellement à renseigner la direction d’une entreprise sur le fonctionnement du groupe. En pratique, ce contrôle permet par exemple de vérifier la conformité de l’entreprise avec la norme ISO, les cahiers de charges, les textes de loi, etc. Au cours de l’opération, les professionnels vérifient l’existence des dispositions relatives aux procédures et celles liées à l’organisation. C’est également l’occasion de vérifier que ces normes sont connues, comprises et misent en application par le personnel de l’entreprise.

Les autres raisons d’être d’un audit interne incluent :

  • La vérification de la capacité de l’entreprise à atteindre les objectifs qu’elle s’est délibérément fixés.
  • La recherche des pistes d’améliorations et des recommandations pouvant permettre d’assurer la prospérité du groupe.
  • Le renforcement des bonnes pratiques et leur capitalisation dans l’entreprise.

Pour atteindre ces objectifs, il est primordial que la direction de l’organisation en question puisse collaborer avec l’équipe d’audit. En effet, pour faire une inspection générale au sein d’une entreprise, certaines informations sont indispensables. Plus clairement elles sont exposées, plus vous avez la chance de parvenir à des résultats concluants.

Qui peut conduire un audit interne?

D’une manière générale, l’audit interne est assuré par des cadres supérieurs d’une organisation. Au besoin, l’entreprise peut engager un auditeur qui interviendra pour assurer le bon déroulement de l’opération. Peu importe la taille de la structure, les missions de ce professionnel de l’audit demeurent les mêmes : aider à identifier les imperfections et donner des recommandations pour les rectifier assez rapidement.

D’après la norme ISO 19011, il existe toute liste de qualités qu’il faut avoir pour exercer la fonction d’auditeur. Quelle que soit la taille de ses missions, un professionnel de l’audit doit être une personne responsable, intègre et un bon observateur. Ces qualités lui permettront de bien conduire le contrôle. Mais, ce n’est pas tout.

Du fait de l’importance de son rôle, l’auditeur doit avoir des aptitudes générales et des connaissances précises en ce qui concerne les systèmes de management. Selon les résultats de l’investigation, le professionnel de l’audit donne des recommandations pour la gestion risques. Il est donc indispensable qu’il soit bien renseigné sur l’entreprise qu’il audite. En outre, il doit avoir une bonne maîtrise de la norme selon laquelle il fera l’audit. Autrement, il ne saurait être efficace dans l’accomplissement de ses missions.

Comment réaliser un audit efficace?

Pour atteindre les objectifs d’un audit interne, l’auditeur doit avoir certaines attitudes. En général, il doit :

  • adopter une démarche objective du début à la fin de l’inspection. Il ne doit être ni extrapolé ni influencé par quoi que ce soit ;
  • rester naturel tout au long de l’opération ;
  • poser des questions quand il le faut ;
  • être attentif aux différents interlocuteurs ;
  • distinguer les faits habituels des faits extraordinaires ;
  • observer la méthode de travail de l’organisation auditée ;
  • réfléchir plus aux résultats qu’aux moyens d’y parvenir ;
  • etc.

Avec ces dispositions, votre auditeur peut vous permettre de bénéficier d’un audit efficace. Sachant que l’inspection générale est une pratique essentiellement axée sur l’approche risque, il est recommandé d’être vigilant lors de l’opération. Cette qualité vous permettra de vite identifier les facteurs qui pourraient influencer la productivité de votre organisation et de chercher les solutions qu’il faut pour une bonne gestion risques. Vous limitez ainsi les mauvaises surprises et favorisez l’amélioration de vos rendements sur le long terme. À noter que le management des risques au sein d’une entreprise est une notion ambiguë. D’où l’importance de bien choisir votre équipe d’audit.

Comment bien préparer un audit interne?

Lorsqu’il s’agit de faire une inspection au sein d’une organisation, il existe plusieurs préparatifs à faire. Parmi ces derniers, la revue documentaire est une étape primordiale. Elle permet en effet de mieux se préparer pour gagner du temps lors de l’opération. En pratique, cette étape aide l’auditeur à aborder la phase technique en étant bien préparé à affronter toutes sortes de difficulté. Selon les besoins en face, une seconde revue documentaire peut être nécessaire pour se remémorer les différents points qu’il faudra surveiller lors de l’opération. Les documents dont l’auditeur a besoin pour établir les observations et bien préparer le guide d’audit sont :

  • Le rapport dernier contrôle ;
  • L’organigramme de l’entreprise ;
  • Le tableau de bord présentant les objectifs à atteindre pour ce nouvel audit ;
  • Le manuel qualité (comprenant les fiches processus) ;
  • Etc.

Une fois que le professionnel de l’audit reçoit ces éléments, il peut commencer la préparation de l’audit proprement dite. Pour ce faire, il recherche d’abord les écarts présumés en analysant les informations contenues dans les documents qui lui ont été soumis. Par ailleurs, il doit comparer les exigences normatives ou réglementaires attendues et les dispositions décrites pour voir si les données sont en adéquation.

Après cette étape, l’auditeur se concentre sur les écarts des inspections précédentes. L’objectif est en effet d’évaluer l’évolution de la situation. En cas d’amélioration, le professionnel de l’audit donne des conseils pour permettre de maintenir la progression. Dans le cas contraire, il donnera des recommandations qui permettront de corriger rapidement le tir.

En résumé, l’audit interne pour norme ISO est un outil qui permet aux grandes entreprises de conserver leur compétitivité lorsqu’il est bien réalisé. Sachez donc choisir votre auditeur.

Auditeur certifié AFNOR